Должность секретаря включает большой набор административных и организационных функций. Специалист поддерживает эффективную работу руководителя и берет на себя разнообразные задачи: от ведения документации до организации встреч и поездок. Выступает связующим звеном между руководителем предприятия и сотрудниками, следит за рабочим календарем. Погружается во все процессы компании, чтобы ориентироваться в структуре предприятия и понимать специфику задач разных отделов.
Для того, чтобы успешно справляться с функциями секретаря, нужно обладать следующими качествами:
Полный список того, что делает секретарь, зависит от конкретного места работы и специализации. Среди распространенных задач:
Список того, чем занимается секретарь, большой: от ведения деловой переписки до организации командировок и масштабных конференций. Деятельность специалиста направлена на создание и поддержание комфортных условий работы в офисе. Секретарь взаимодействует со всей командой — от руководителя до рядового сотрудника. Занимается делопроизводством, заполняет рабочий календарь, отвечает за внешние коммуникации, заказывает офисные принадлежности.
Главное преимущество — востребованность на рынке, поскольку такой профессионал нужен в организации любого направления: от медицинского учреждения до ИТ-компании. Также за время трудовой деятельности у секретаря есть возможность завести полезные знакомства и деловые связи.
Среди недостатков — монотонность задач, которые входят в обязанности секретаря, а также высокий уровень ответственности. Секретарям нужно быть готовым и к стрессу: порой нужно выполнить срочное поручение и не нарушить дедлайнов.
Во многом эффективность компании, где работает секретарь, зависит от его профессиональных навыков. Поэтому при трудоустройстве работодатели обращают внимание ответственность сотрудника, оценивают его умение быстро найти решение задачи, проверяют его организационные способности.
Обязательные требования к секретарю — уверенное владение ПК и готовность обучаться новому, чтобы работать на современных цифровых платформах обработки и хранения данных.
Чтобы освоить профильные дисциплины — от делопроизводства до основ трудового законодательства — будущим секретарям нужно поступить в колледж или на программы профподготовки, переподготовки или повышения квалификации, пройти очное или дистанционное обучение по специальности.
Специалист по делопроизводству в компании отвечает за следующие процессы: