Кто такой офис-менеджер? Это специалист, который организует и поддерживает работу офисов компании или предприятия. Деятельность менеджера сочетает в себе секретарские и административные функции. Например, он может отвечать за закупку необходимого оборудования, поддержание порядка в пространстве, в то же время — вести документацию и решать организационные вопросы. Именно от специалиста зависит жизнеобеспечение офиса, его бесперебойная работа, безопасные и комфортные условия труда.
Для того чтобы успешно справиться с работой офис-менеджера, нужно обладать следующими качествами:
Должностные обязанности офис-менеджера включают:
Должностные обязанности офис-менеджера организации могут различаться в зависимости от компании-работодателя и специализации. Среди основных задач работника — организация работы офиса и поддержание порядка в нем, закупка необходимого оборудования и товаров, внутренние и внешние коммуникации, организация встреч и мероприятий, ведение документации.
Основное преимущество — востребованность на рынке, поскольку такой специалист нужен в компании любого направления: в банке, в образовательном центре, на торговом предприятии или в ИТ-стартапе.
Среди недостатков — невысокая оплата труда, необходимость постоянно быть включенным в рабочие процессы офиса и контролировать их.
Во многом эффективность работы офиса зависит от профессиональных навыков менеджера. Поэтому при трудоустройстве работодатели оценивают умение специалиста быстро найти решение задачи, проверяют его организационные навыки. Немаловажную роль играет презентабельный внешний вид и грамотная речь, ведь офис-менеджер — лицо компании. Кандидат должен также уверенно владеть ПК, разбираться в программах документооборота, уметь работать с электронными таблицами.
Чтобы освоить профильные дисциплины, специалистам нужно поступить в колледж или на программы профподготовки, переподготовки или повышения квалификации. Чтобы стать офис-менеджером, обучение по специальности можно пройти очно или дистанционно.
Специалист по делопроизводству в компании отвечает за следующие процессы:
