Люди, которые работают по профессии документоведа, занимаются организацией, оформлением и хранением документов компании. Обрабатывают не только бумажные документы, но и электронные записи, архивные материалы, входящие письма. Такие специалисты отвечают за порядок и систематизацию бумаг предприятия. Ориентируются в правилах и стандартах работы с официальной корреспонденцией.
Чтобы стать документоведом, нужно обладать следующими качествами:
Полный список того, что делает документовед, зависит от конкретного места работы.
Среди распространенных задач:
Документовед проектирует технологические процессы работы с документами. Разрабатывает современные информационные системы, чтобы оптимизировать потоки документов компании. Обеспечивает эффективное управление документами в компании. Отвечает за их доступность, соответствие нормативным требованиям, целостность. В его ведении все официальные данные организации: от бумажных писем до электронного документооборота.
Многие не понимают, в чем разница документоведа и делопроизводителя. Основное различие заключается в ответственности — у документоведа она выше. Он полностью отвечает за организацию документооборота, а делопроизводитель может заниматься только подготовкой и пересылкой официальных бумаг различным ведомствам и отделам.
К преимуществам профессии можно отнести возможность стабильно работать в одной компании: нанимать нового человека и погружать его в дела с нуля работодателям не выгодно. Причем это не значит, что документовед будет все время занимать одну и ту же позицию — специалист может расти до руководящих должностей.
Среди недостатков — монотонность задач, которые входят в обязанности документоведа, а также высокий уровень ответственности. Специалистам нужно соблюдать все стандарты оформления документов, чтобы компания успешно функционировала и была готова к внешним проверкам.
Для работодателей важна квалификация тех специалистов, кто занимается документами. Для успешного трудоустройства кандидату необходимо обладать всеми знаниями: от юридических аспектов до правил организации хранения документов. Ценны и такие качества сотрудника, как ответственность, организационные способности, аналитические навыки.
Чтобы разобраться в том, какие квалификационные требования предъявляют к документоведам, будущим специалистам нужно поступить в вуз, пройти очное или дистанционное обучение по специальности.
Специалист по делопроизводству в компании отвечает за следующие процессы:
